Como garantir uma transição fácil para um novo DMS

COMO GARANTIR UMA TRANSIÇÃO FÁCIL PARA UM NOVO DMS

30/08/2018

A escolha de um novo sistema DMS é uma das decisões mais difíceis para um concessionário ou fabricante de automóveis. Ao contrário de outras decisões importantes, a escolha de um novo DMS afetará todas as áreas e colaboradores na empresa. Uma solução para facilitar a transição é recorrer à formação dos colaboradores através de formações em sala, On The Job Training e suporte pós-Go Live.

Formação em sala

A formação em sala antecede o “go live” (mudança oficial de sistema). A formação é efetuada num sistema de demonstração do DMS com os seus próprios dados, para que lhe seja familiar. Normalmente há um calendário de formação para todos os departamentos e, no melhor dos cenários, a formação é individual ou em pares. É importante que todos participem das sessões de formação. Na maior parte dos casos é difícil prever a duração total das formações em sala, porque o formador tem que responder a perguntas, fazer configurações de última hora, dar formação a outros departamentos, entre outros.

Sugerimos que não se foquem apenas nas funções do software, mas também nos processos. Os processos mostram o fluxo das atividades diárias e as funções acabam por aparecer naturalmente. Incentive os membros da sua equipa a apontar os passos em falta e alertar o formador. Eles deverão tomar nota e retomá-los assim que o fluxo de trabalho do processo estiver concluído no novo DMS. O novo sistema pode ter essa função noutras partes do processo e não terem ainda passado por ela.

Aqui ficam duas sugestões para tirarem o melhor proveito das formações em sala:

  • Façam perguntas; este é momento ideal para isso.
  • Pratiquem! Depois de realizarem qualquer ação no sistema antigo tentem no novo sistema, apenas para garantir que é possível concretizá-la.


On The Job Training e suporte Pós-Go Live

O fase pós-Go Live é sem dúvida a mais stressante tanto para o utilizador final como para a equipa de formação e suporte. O antigo DMS já não pode ser utilizado. Ainda assim, o formador está no local e pode ajudá-lo nas tarefas diárias. A este tipo de formação dá-se o nome de On The Job Training.
A parte mais difícil é gerir as expectativas dos utilizadores, porque não conhecem o novo sistema e as suas funcionalidades.

A sua vontade será colocar uma placa à porta do concessionário a dizer que mudou de sistema, pedindo aos seus clientes que tenham paciência. Mas a prática leva à perfeição, por isso aproveite o tempo junto do formador para testar o novo sistema. Quando terminarem as formações, terá uma equipa de suporte disponivel para auxiliar e solucionar eventuais questões que surjam nesta fase (suporte pós Go Live).

Aprender a trabalhar com um DMS não é tarefa fácil. No entanto, se dedicar tempo a colocar dúvidas e a testá-lo vai ver que aos poucos deixará de ser intimidante.

Relacionado

"Só se pode gerir o que se puder medir"

Artigo de Dr. Juraj Hanus, incadea Product Management Team Leader

Ler mais

O “D” no RGPD: dados pessoais no contexto da venda de veículos

Analisemos os principais conceitos e implicações do RGPD deixando de lado a terminologia jurídica intimidante.

LER MAIS

RGPD: Saiba como tratar dados pessoais

O que significa “usar dados pessoais” e como fazê-lo de forma correta?

LER MAIS
Recente

"Só se pode gerir o que se puder medir"

Artigo de Dr. Juraj Hanus, incadea Product Management Team Leader

Ler mais

Decifrar o Código da Geração Z

É vital para todos os envolvidos na indústria automóvel entender os desejos, necessidades e expectativas da Geração Z.

LER MAIS

RGPD: Saiba como tratar dados pessoais

O que significa “usar dados pessoais” e como fazê-lo de forma correta?

LER MAIS